现在办公室里使用的塑料文件盒样式多也美观，但是由于档案保存的特殊性，一般的文件盒并不能达到其要求。因为档案的保存时间较长，并对储存的环境有严格要求。我们一般使用的档案盒用纸多采用国家档案局规定使用的无酸档案专用纸，制作出来的档案盒结实耐用，不变形，不老化，还具有防虫，防腐蚀，防潮等各种特点，从而使得档案得到更长期的保存。
无酸纸档案盒的存放保养知识
在档案文件的保管中，我们经常见到无酸纸档案盒，它可以使档案文件长久保存也不会生霉虫蚀的现象，随着使用时间的增长，也需要对档案盒进行保养，在平时的使用和存放时就要注意对它的保养工作。
存放时可以在盒子的周边放一些防虫防霉剂，可以在保养档案盒的同时对档案方法也起到了重要的保护作用。注意档案室的湿度，使档案方法在一个合适的环境中存放，避免因湿度过大而使档案资料受潮发霉。
提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留和销毁。
档案丢失需进行补档，也就是说，持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位，补齐相关证明材料，因为档案未归档会影响到入党、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向，档案必须保管好。
全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。
公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。