托运人必须在托运的货物上标明发站、到站和托运人、收货人的单位。姓名和地址，按照国家规定标明包装储运指标标志。5、国家规定必须保险的货物，托运人应在托运时投保货物运输险。托运人托运货物，应按照民航主管机关规定的费率缴付运费和其他费用。除托运人和承运人另有协议外，运费及其他费用一律于承运入开具货物运单时一次付清。
航空运输的货物重量按毛重计算。计算单位为公斤。重量不足1公斤，按1公斤算，超过1公斤的尾数四舍五入。非宽体飞机装载的每件货物重量一般不超过80 公斤，体积一般不超过40 * 60 * 100厘米。 宽体飞机装载每件货物重量一般不超过250公斤。体积一般不超过250 * 200 * 160厘米． 超过以上重量和体积的货物，由西北公司依据具体条件确定可否收运。每公斤的体积超过6000立方厘米的货物按轻泡货物计重。轻泡货物以每6000立方厘米折合1公斤计量。
办理托运。各外贸公司及工贸企业在备齐货物，收到开来的信用证经审核（或经修改）无误后，就可办理托运，即按信用证和合同内有关装运条款，以及货物名称、件数、装运日期、目的地等填写《托运单》并提供有关单证，送交外运公司作为订航班的依据。
安排货舱。外运公司收到托运单及有关单据后，会同中国民航，根据配载原则、货物性质、货运数量、目的地等情况，结合航班，安排舱位，然后由中国民航签发航空运单。
装货、装机。外运公司根据航班，代各外贸公司或工贸企业往仓库提取货物送进机场，凭装货单据将货物送到指定舱位待运。