对于电子政务而言，、节能是通用需求，而不同的政府部门对电子化政务的需求是多样化、差异化的。如档案管理部门的电子化政务要求实现档案信息的数字化保存和查询，逐渐建立大型档案数据库。众所周知，该部门拥有大量历史遗留的纸质文档，跨越年限较长，部分档案的纸张可能已经受损变质，为档案的查询工作带来极大困难，因此档案管理部门急需将这些重要文献进行数字化归档处理，使历史资料发挥施政明镜的本来功用。
扫描仪是一种捕获影像的装置，作为一种光机电一体化的电脑外设产品，扫描仪是继鼠标和键盘之后的第三大计算机输入设备，它可将影像转换为计算机可以显示、编辑、存储和输出的数字格式，是功能很强的一种输入设备。
CCD的优势在于，经它扫描的图像质量较高，具有一定的景深，能扫描凹凸不平的物体；温度系数较低，对于一般的工作，周围环境温度的变化可以忽略不计。CCD的缺点有：由于组成CCD的数千个光电三极管的距离很近（微米级），在各光电三极管之间存在着明显的漏电现象，各感光单元的信号产生的干扰降低了扫描仪的实际清晰度；由于采用了反射镜、透镜，会产生图像色彩偏差和像差，需要用软件校正；由于CCD需要一套精密的光学系统，故扫描仪体积难以做得很小。
扫描仪的接口类型对扫描仪的应用和扫描速度有一定的影响。扫描仪和其他外设产品一样，USB接口因其支持热插拔、安装简单且传输速度较快而成为市场主流。
易用性
易用性体现在硬件和软件两个方面。对硬件来说，主要看其操作是否方便快捷；软件方面主要是看其是否具有人性化的设计思想，人机交互方面是否科学合理，以及扩展性如何等。